Structuur en grip op Microsoft Teams en SharePoint
Ongeacht branche of type organisatie wordt samenwerking steeds vaker georganiseerd in Microsoft Teams en SharePoint. Zonder duidelijke afspraken en standaardisatie ontstaat al snel wildgroei: Teams en sites met verschillende structuren, onduidelijke naamgeving en uiteenlopende rechten. Dat maakt beheer lastiger en informatie minder vindbaar.
Teams Professor is sectoronafhankelijk inzetbaar en helpt organisaties om Teams en SharePoint automatisch en uniform in te richten binnen Microsoft 365. Met vaste sjablonen, heldere governance en beheersbare rechten creëer je overzicht, werk je consistent en houd je blijvend controle over de digitale werkomgeving.
Waarom Team Professor geschikt is voor jouw organisatie
Teams Professor biedt specifieke voordelen voor organisaties die Teams en SharePoint effectief willen gebruiken:
Nieuwe werkruimtes worden volledig automatisch ingericht, inclusief mappen, kanalen, tabbladen en rechten. Dit bespaard medewerkers en IT veel tijd.
Vooraf gedefinieerde sjablonen zorgen dat elke Teams- en SharePoint-site dezelfde structuur en indeling volgt, wat zorgt voor herkenbaarheid en consistentie waardoor informatie makkelijker vindbaar is.
Gebruikers kunnen zelf een passende template kiezen met de juiste functionaliteit, waardoor zij direct beschikken over relevante mappen, kanalen en instellingen (bijv. voor projecten of processen).
Het aanvraag- en goedkeuringsproces voorkomt wildgroei en geeft inzicht in actieve en afgeronde werkruimtes, wie toegang heeft en welke sjablonen zijn gebruikt.
Van creatie tot archivering worden werkruimtes automatisch beheerd volgens organisatiebeleid en zorgen ervoor dat werkruimtes alleen actief blijven zolang ze relevant zijn, zodat informatiebeheer compliant blijft.
Stel per werkruimte bewaartermijnen in en archiveer of verwijder automatisch, zodat je voldoet aan wet- en regelgeving rondom informatiebeheer.
“Teams Professor heeft ons werk aanzienlijk vereenvoudigd. We zijn efficiënter geworden en hebben meer grip op onze projectcommunicatie.”
Hoe Teams Professor werkt
Teams Professor maakt gebruik van vooraf ingerichte sjablonen. Deze bepalen de volledige inrichting van een Teams- of SharePoint-site, zoals kanalen, tabbladen, mappenstructuren, documentbibliotheken, lijsten, metadata, navigatie en standaardcontent. Er kunnen meerdere sjablonen worden ingericht voor verschillende afdelingen, projecten of samenwerkingsvormen.
Selecteer de template die past bij de gewenste inrichting en functionaliteit.
Na goedkeuring wordt de werkomgeving automatisch aangemaakt volgens het gekozen sjabloon. De eigenaar ontvangt een melding en kan direct starten met samenwerken.
Alle aangemaakte Teams en SharePoint-sites worden centraal geregistreerd in een beheeroverzicht met metadata zoals aanmaakdatum, aanvrager en gebruikt sjabloon. Dit biedt continu inzicht en vereenvoudigt beheer en auditing.
Teams Professor ondersteunt het volledige lifecyclebeheer. Op basis van beleid of gebruik kunnen vervaldatums worden ingesteld en worden Teams en sites automatisch verlengd of gearchiveerd.
Integraties en bestaande systemen
Teams Professor kan worden gekoppeld aan bestaande systemen binnen het IT-landschap. Wijzigingen in een bronsysteem kunnen automatisch leiden tot het aanmaken, aanpassen of archiveren van Teams en SharePoint-sites.
Onder andere integraties zijn mogelijk met Dynamics 365, Exact Online, ERP-systemen en ticketsystemen zoals TOPdesk.
De technische koppelingen worden gerealiseerd via Power Automate, API’s, webhooks en waar nodig custom connectors. Door veldmapping naar sjabloonvariabelen ontstaat een consistente en uniforme inrichting, met governance by design als uitgangspunt.
Veiligheid, governance en compliance
Teams Professor werkt volledig binnen de beveiligingsinstellingen van Microsoft 365. Authenticatie verloopt via Entra met bestaande Microsoft-accounts. De oplossing maakt gebruik van afgebakende application permissions en de Microsoft 365 Graph API.
Door vaste sjablonen en lifecyclebeleid worden naamgeving, rechten, metadata en bewaartermijnen consequent toegepast. Dit ondersteunt organisaties bij informatiebeheer en het naleven van interne richtlijnen en wetgeving.
Voordelen van Teamsprofessor
Voordelen voor jouw organisatie
- Tijdsbesparing: Teams en SharePoint-sites zijn direct klaar voor gebruik, zonder handmatige inrichting door IT.
- Uniformiteit: Alle werkruimtes volgen dezelfde structuur, waardoor informatie sneller te vinden is.
- Controle en overzicht: Altijd inzicht in wie toegang heeft en welke werkruimtes actief zijn.
- Efficiënte samenwerking: Interne teams en externe partners werken gestructureerd samen binnen één overzichtelijke omgeving.
- Compliance en lifecycle: Automatische archivering en vervaldatums zorgen dat werkruimtes veilig en volgens regelgeving beheerd worden.
Voorkom chaos, creeer structuur met Teams Professor
Teams Professor is een provisioning tool voor Microsoft Teams en SharePoint die zorgt voor overzicht, efficiëntie en grip
- Tijdsbesparing
- Gebruiksgemak
- Controle
In 5 minuten opzetten, zonder technische kennis
Bepaal de vaste onderdelen zoals kanelen, mappen en toegang
Stel een sjabloon samen in de beheeromgeving van Teams Professor
Publiceer het sjabloon zodat gebruikers het kunnen kiezen bij hun aanvraag
